KESEKRETARIATAN

Kesekretariatan yaitu kegiatan tata usaha atau kesekretariatan merupakan

suatu bagian dari kegiatan administrasi. Diantaranya :

1. Tulis menulis (rencana program, strategi pelaksanaan program, sampai evaluasi ).

2.      Surat menyurat;

3.     Kegiatan kearsipan dan agenda;

4.      Pemilikan dan pemeliharaan buku induk organisasi;

5.      pengiriman dan penerimaan surat; dan

6.      Data-data lain yang berkaitan langsung dengan kegiatan tilis menulis

Beberapa uraian kegiatan Tata Usaha yang memiliki aturan-aturan (baku) tertentu, yaitu: surat menyurat, kearsipan, agenda, buku induk, dan buku agenda kegiatan.

A.    SURAT MENYURAT

Surat adalah suatu sarana komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan informasi tertulis oleh suatu pihak kepada pihak lain. Hubungan yang terjadi antara pihak-pihak tersebut disebut kegiatan surat menyurat atau korespondensi.

contoh bagian-bagian surat dalam bentuk lurus (block style) Keterangan :

1.      Kop/Kepala Surat;

2.      tanggal surat;

3.      nomor. Lampiran, perihal

4.      alamat,tujuan;

5.      salam pembuka;

6.      Isi surat

7.      Salam penutup;

8.      pengirim surat; dan,

9.      tembusan;

contoh surat HMPS PPKn

Ø  Internal ( ruang lingkup Kampus)

Nomor             : 001/A/PP-LKM/HMPS-PPKn/UNCP/V/2012

Lampiran         : 1 Lembar

Perihal             : Permohonan SK Kepanitian

Ø  Eksternal ( ruang lingkup di luar Kampus)

misal: ke Kantor Dinas, DPRD,Polres, DLL

Nomor             : 002/B/PP-LKM/HMPS-PPKn/UNCP/V/2012

Lampiran         : -

Perihal             : Permohonan Menjadi Narasumber

B.     KEARSIPAN, AGENDA  DAN EKSPEDISI

a)      ARSIP 

Arsip adalah suatu tempat penyimpanan dan pengolahan data-data tertulis, seperti surat-surat dan dokumen-dokumen.  Arsip berarti pula dokumen tertulis yang berasal dari komunikasi tertulis ( Surat, akta, dan sebagainya) yang dikeluarkan instansi resmi, yang disimpan dan diperlihara ditempat khusus untuk referensi.  Orang (ahli) yang biasa mengurus bagian penyimpanan dan pemeliharaan surat-surat disebut arsiper 

F Arsip memiliki kegunaan sebagai berikut :

1.      (seolah-olah) sebagai suatu pusat ingatan dari organisasi dalam memulihkan  keterangan bila diperlukan.

2.      Sebagai sarana pembuktian dalam peristiwa hukum

3.      Arsip mempunyai nilai sejarah yang menggambarkan peristiwa-peristiwa lampau.

4.      Arsip memberikan jasa dalam kemajuan dan perkembangan dunia  keilmuan, dan lain-lain.

F System  penyimpanan (pengarsipan) ada 5 (lima) macam, yaitu :

1)      Sistem penyimpanan menurut abjad (Alfabetic Filling), yaitu  penyusunan arsip berdasarkan nama orang atau organisasi utama. 

2)      Sistem penyimpanan menurut pokok soal (Subject Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan pada jenis dan isi surat.. 

3)      Sistem penyimpanan menurut wilayah (Geografic Filling),yaitu penyusunan arsip didasarkan pada asal daerah surat.. 

4)      Sistem penyimpanan menurut nomor (Numeric Filling), yaitu penyusunan arsip didasarkan  angka nomor pada surat.

5)      Sistem penyimpanan menurut tanggal (Chronological Filling), yaitu penyusunan arsip berdasarkan tanggal yang tertera pada surat tersebut.

b)     AGENDA

Buku agenda, adalah buku catatan yang bertanggal untuk satu tahun (periode) yang berfungsi untuk mencatat surat-surat, baik surat masuk maupun surat keluar. Orang yang bertugas mencatat surat masuk dan keluar (mengagendakan surat) disebut agendaris. Buku agenda, dapat dibagi atas 2 (dua) macam, yaitu :

1)      Agenda Tunggal, yaitu agenda yang menggunakan satu  buku. Lembaran sebelah kiri untuk surat masuk dan sebelah kanan untuk surat keluar. 

2)      Agenda ganda, yaitu agenda yang terdiri dari 2 (dua) buku.

Satu buku khusus untuk mencatat surat masuk, dan yang satunya lagi khusus untuk mencatat surat keluar.

F Contoh format buku agenda surat masuk :

Ø  No urut

Ø  Tanggal Masuk

Ø  No surat

Ø  Tgl surat

Ø  Terima dari

Ø  isi surat

Ø  Keterangan

F Contoh format buku agenda surat keluar :

Ø  Nomor Urut

Ø  Nomor Surat

Ø  Tanggal

Ø  Alamat Tujuan

Ø  Isi Surat

Ø  Keterangan

c)      EKSPEDISI

Kegiatan kesekretariatan lain yang berhubungan dengan surat menyurat adalah ekspedisi.

Ekspedisi adalah kegiatan mengurus (mengirim/mengantarkan) surat-surat atau barang-barang. Orang yang bertugas untuk engirim/mengantar surat-surat atau barang-barang disebut ekspeditur. Untuk memudahkan surat-surat, sebuah organisasi memerlukn bukuk ekspedisi. Buku ini sangat penting sebagai alat bukti bahwa surat yang dibuat telah dikirim dan diterima oleh alamat tujuan surat tersebut.

F Berikut ini contoh format buku ekspedisi.

Ø  No urut

Ø  Tgl Mengirim

Ø  Tgl Surat 

Ø  No Surat

Ø  Jumlah surat

Ø  Jumlah lampiran

Ø  Isi surat

Ø  Alamat Tujuan

Ø  Paraf

C.    BUKU INDUK DAN AGENDA KEGIATAN

a)      BUKU INDUK

Buku induk merupakan buku-buku yang memuat data-data identitas pengurus/anggota organisasi yang bersangkutan. Buku ini berisi data-data atau identitas baik pengurus maupun anggota organisasi. Fungsi dari buku ini adalah untuk menginventarisasi data seluruh personal pengurus dan anggota organisasi lengkap dengan identitasnya.

F Contoh format buku induk sebagai berikut :

Ø  Nomor Urut

Ø  No Induk

Ø  Nama

Ø  Tempat, Tgl Lahir

Ø  Alamat

Ø  Jabatan

Ø  Keterangan

BUKU AGENDA KEGIATAN

Buku agenda kegiatan merupakan buku yang berisi data-data rangkaian kegiatan organisasi selama periode tertentu. Buku ini digunakan setiap organisasi, jawatan, instansi, dan badan-badan yang berguna bagi kelengkapan administrasi dan laporan-laporan. 

F Contoh format buku agenda kegiatan :

Ø  No

Ø  Hari,Tanggal

Ø  Jenis Kegiatan

Ø  Peserta

Ø  Tujuan kegiatan

Ø  Lain-lain